Wie richte ich Servicezeiten (Zeitfilter), Feiertags- und Abwesenheitsprofile (Datumsfilter) in Chan
Servicezeiten, Feiertagsprofile und Abwesenheitsprofile für sipgate Channels konfigurieren – Zeitfilter und Datumsfilter einrichten.
In diesem Artikel finden Sie Informationen dazu, wie Sie die Servicezeiten (Zeitfilter), Feiertags- und Abwesenheitsprofile (Datumsfilter) in den Channels einrichten können. Während dieser Zeiten wird das Channels-Routing aktiviert; außerhalb der Arbeitszeiten erhalten Anrufende eine entsprechende Ansage.
Dieser Artikel fasst Informationen zur Konfiguration der Channels bei sipgate zusammen und bietet eine Erklärung zur Funktionsweise des Channels-Routings.
Servicezeit (Zeitfilter) einrichten
Im ersten Schritt gehen Sie in der Accountverwaltung auf Channels und wählen das gewünschte Routing aus. Im nächsten Schritt klicken Sie auf Zeitfilter und dann auf Zeiten bearbeiten, um die Servicezeiten anzupassen.
Im Graph können Sie die Servicezeiten festlegen, indem Sie auf den gewünschten Tag klicken und den blauen Balken beliebig für Ihre Arbeitszeiten verschieben. Gehen Sie auf das Stift-Symbol, um Ihre erstellten Zeitprofile umzubenennen. Klicken Sie danach auf Speichern.
Nachdem Sie die Servicezeiten für einen Tag festgelegt haben, können Sie auf das Kopieren-Symbol unter diesem Tag klicken und diese Zeiten direkt auf andere Tage übertragen. Dadurch wird eine schnelle Einrichtung von Zeitprofilen ermöglicht, wenn sich Ihre Servicezeiten wiederholen.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, während der Erstellung von Zeitprofilen die Ansicht in eine Tabellenansicht zu ändern.
In der Tabellenansicht können Sie Zeitprofile einfach mit dem Button Zeitspanne hinzufügen erstellen. Um die Zeiten anzupassen, klicken Sie auf das Uhr-Symbol und setzen Sie Häkchen bei den entsprechenden Tagen. Zum Abschluss klicken Sie auf Speichern.
Nachdem Sie die Zeitprofile hinzugefügt haben, greift das Channel-Routing während der festgelegten Servicezeiten. Außerhalb dieser Arbeitszeiten wird den Anrufenden eine entsprechende Ansage abgespielt.
Abschließend können Sie die Ansage bearbeiten oder eine Weiterleitung einrichten, indem Sie auf die entsprechende Kachel klicken und Weiterleitung ändern auswählen. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Standardansage auszuwählen oder eine eigene Audio-Datei (bis zu 10 MB im MP3-Format) hochzuladen oder eine Rufnummer/einen Kontakt für die Weiterletung anzugeben.
Zurzeit ist die Weiterleitung bei Channels auf Voicemail nicht möglich.
Feiertags- und Abwesenheitsprofile (Datumsfilter) einrichten
Sie können nicht nur bestimmte Zeitprofile für Ihre Channels einrichten, sondern auch eine automatische Weiterleitung an Feiertagen und/oder bei verschiedenen Abwesenheiten (Urlaub, Betriebsferien, Fortbildungen). Dabei wird das bereits eingestellte zeitbasierte Routing beibehalten und nach dem Feiertag/der Abwesenheit automatisch wieder verwendet. Mit dem Feiertagsprofil können Sie praktische Vorlagen für die Feiertage in Ihrem jeweiligen Bundesland nutzen, um das Routing im Voraus zu konfigurieren.
Hierfür gehen Sie zum Abschnitt Datumsfilter im Channel-Routing.
Wählen Sie im nächsten Schritt die Art der Abwesenheit aus.
Es gibt bereits vordefinierte Templates für Feiertage in verschiedenen Bundesländern. Bitte wählen Sie Ihr Bundesland aus. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, nur bestimmte Feiertage für Ihr Channel-Routing durch Setzen eines Häkchens auszuwählen.
Abschließend, ähnlich wie bei den Servicezeiten, können Sie entweder eine Standard-Ansage verwenden, eine personalisierte Ansage hochladen (eine MP3-Datei bis 10 MB) oder eine Weiterleitung einrichten.
Zurzeit ist die Weiterleitung bei Channels auf Voicemail nicht möglich.
An derselben Stelle im Routing können Sie zusätzlich das Abwesenheitsprofil, beispielsweise für Ihren Urlaub, erstellen. Geben Sie dem neuen Profil einen Namen und wählen Sie einen Zeitraum aus. Sie können für eine Abwesenheit auch gleichzeitig mehrere Zeiträume eingeben.
Abschließend geben Sie auch hier an, ob in dem Zeitraum eine Ansage abgespielt werden soll oder der Anruf an eine Nummer/einen Kontakt weitergeleitet werden soll.
Die konfigurierten Datumsprofile sehen im Channel-Routing so aus wie auf dem folgenden Screenshot, und sie können jederzeit durch einen Klick auf die jeweilige Kachel geändert werden.
Mit sipgate-Neo steuern Sie als Admin gezielt die Erreichbarkeit einzelner User-Channels oder geteilten Channels. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Weiterleitungen bei Abwesenheit, feste Servicezeiten sowie Feiertags- und Abwesenheitsprofile konfigurieren.
Weiterleitungen bei Abwesenheit im User-Channel
Wenn einzelne Teammitglieder vorübergehend nicht erreichbar sind, können Sie im jeweiligen User-Channel eine gezielte Weiterleitung einrichten.
Melden Sie sich als Admin im Account an.
Navigieren Sie zum Bereich User und wählen Sie den gewünschten User aus.
Öffnen Sie den Bereich Routing.
Im letzten Abschnitt des Routings definieren Sie, was mit Anrufen bei Abwesenheit geschehen soll.
Sie haben folgende Optionen:
Weiterleitung an einen anderen User, einen geteilten Channel oder eine externe Rufnummer
Abspielen einer Ansage
Weiterleitung zur Voicemail
Hinweis: Diese Regel greift nur, wenn der User selbst als abwesend markiert ist.
Servicezeiten (Zeitfilter) im geteilten Channel einrichten
In geteilten Channels lassen sich feste Erreichbarkeitszeiten definieren. Diese sogenannten Zeitfilter regeln, an welchen Wochentagen und zu welchen Uhrzeiten der Channel erreichbar ist.
So richten Sie die Servicezeiten ein:
Öffnen Sie den gewünschten geteilten Channel.
Wählen Sie den Abschnitt Zeitfilter.
Legen Sie die gewünschten Tage und Uhrzeiten fest, zu denen Anrufe angenommen werden sollen.
Außerhalb der definierten Zeiten können Sie einstellen, ob Anrufe weitergeleitet, an die Voicemail gesendet oder mit einer Ansage beantwortet werden.
Sie können einzelne Tagesprofile einfach auf andere Tage kopieren. In der Tabellenansicht lassen sich Zeiträume außerdem bequem hinzufügen und bearbeiten.
Feiertags- und Abwesenheitsprofile (Datumsfilter) im geteilten Channel
Mit Datumsfiltern definieren Sie spezielle Tage, an denen der Channel anders reagieren soll -- zum Beispiel an Feiertagen, bei Urlaubszeiten oder während einer internen Veranstaltung.
So funktioniert es:
Öffnen Sie den Abschnitt Datumsfilter im Routing des geteilten Channels.
Wählen Sie aus, ob Sie Feiertage oder eine individuelle Abwesenheit hinterlegen möchten.
Für Feiertage stehen Vorlagen für alle Bundesländer zur Verfügung. Sie können einzelne Feiertage aktivieren oder deaktivieren.
Für individuelle Abwesenheiten:
Erstellen Sie ein neues Profil mit Namen
Legen Sie einen oder mehrere Zeiträume fest
Bestimmen Sie, ob während dieser Zeit eine Weiterleitung, eine Ansage oder eine Voicemail genutzt werden soll
Nach Ablauf der Abwesenheit greift automatisch wieder das reguläre Routing.
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