Wie richte ich eine ​​Zentrale Rufnummer ein? - Ein Anwendungsbeispiel

Viele unserer Kund:innen empfangen ihre eingehenden Anrufe auf einer zentralen Rufnummer. Dabei handelt es sich meistens um genau die eine wichtige Rufnummer, die im Telefonbuch, im Internet oder auf Visitenkarten zu finden ist – und klassischerweise klingelt diese Rufnummer am Empfang, in der Zentrale oder an der Rezeption.

In allen sipgate-Tarifen lässt sich die zentrale Rufnummer problemlos über eine Gruppe mit Zeitprofilen einrichten. So bleiben Sie flexibel, falls sich die Anforderungen ändern – zum Beispiel über die Feiertage, Betriebsferien oder ganz simpel in der Mittagspause. Das Praktische bei sipgate: Sie müssen Ihre Weiterleitungen im Routing nicht für jeden Fall neu einstellen. 

Angenommen, Sie haben eine Agentur und Ihre zentrale Rufnummer führt direkt zum Empfang, dieser ist jedoch gerade nicht besetzt. Was also tun, damit der Anruf nicht verloren geht? Ganz einfach: Sie richten eine Weiterleitung zu einer bestimmten Voicemail oder einer anderen Teilnehmer:in ein. 

Zeitbasiertes Routing für Gruppen einrichten 

1. Als Admin müssen Sie zunächst in der Accountverwaltung eine Gruppe mit verschiedenen Teilnehmenden einrichten, mit der im Arbeitsalltag Anrufe entgegengenommen werden sollen. In diesem Beispiel heißt diese Gruppe “Empfang”. 
2. Gehen Sie ins Gruppenrouting und klicken Sie auf “Routing bearbeiten”. Im nächsten Schritt müssen Sie den Punkt “Weiterleitung hinzufügen” auswählen. Nun können Sie zwischen einer Weiterleitung auf eine Voicemail oder einer anderen Rufnummer wählen.
   

   

3. Wenn Sie sich für eine Weiterleitung auf eine Voicemail entschieden haben, können Sie nun eine auswählen. Sie haben die Möglichkeit, mehrere individuelle Ansagen zu erstellen, in denen Sie beispielsweise auf Ihre Öffnungszeiten und/oder Betriebsferien hinweisen. Diese individuellen Aussagen können Sie auch direkt über Ihr Telefon einsprechen.
4. Ihnen stehen zwei Zeitprofile zur Verfügung. Mit den verschiedenen Profilen haben Sie die Möglichkeit, weitere Optionen innerhalb des Routings einzustellen, damit zu bestimmten Zeiten andere Weiterleitungen greifen. So können Sie beispielsweise ihre Öffnungszeiten und Mittagspausen timen. Sie können zudem zwei verschiedene Voicemails einrichten. In der ersten Voicemail könnten Sie zum Beispiel die Anrufbeantworter-Funktion aktivieren, um eingehende Anrufe entgegenzunehmen. In der zweiten Voicemail können Sie eine Nachricht aufspielen, in der Sie auf die Öffnungszeiten hinweisen. Es ist möglich, zudem die Voicemail-Funktion zu deaktivieren. 

In unserem Beispiel werden die Anrufe auf eine Voicemail umgeleitet. Sie haben auch die Möglichkeit, die Weiterleitung auf die Voicemail zu deaktivieren, um ein erhöhtes Nachrichtenaufkommen in Ihrer Abwesenheit zu vermeiden. Alternativ kann auch eine Weiterleitung auf ein anderes Telefon eingerichtet werden. Dazu müssen Sie einfach bei Punkt 2 anstatt einer Weiterleitung auf eine “Voicemail”, eine auf “Kontakt, Gruppe oder Rufnummer” auswählen und schon wird der eingehende Anruf auf ein freies Telefon oder eine andere Rufnummer umgeleitet. 

Sie können Ihre Einstellungen jederzeit innerhalb von wenigen Sekunden ändern und an Ihren Arbeitsalltag anpassen. 

Automatische Weiterleitungen an Feiertagen für Gruppen

Sie können nicht nur bestimmte Zeitprofile für Gruppen einrichten, sondern auch eine automatische Weiterleitung an Feiertagen. Dabei wird das bereits eingestellte zeitbasierte Routing beibehalten und nach dem Feiertag automatisch wieder verwendet.

Mit dem Feiertagsprofil können Sie praktische Vorlagen für die Feiertage in Ihrem jeweiligen Bundesland nutzen, um das Routing im Voraus zu konfigurieren. Dadurch werden eingehende Anrufe an diesen Tagen sofort auf die Voicemail mit einer individuellen Ansage weitergeleitet.

Als Administrator können Sie das Feiertagsprofil für eine Gruppe einrichten. Gehen Sie wie folgt vor: Gruppe ➔ Routing bearbeiten ➔ Feiertage ➔ Feiertagsprofil hinzufügen.

Danach wählen Sie in einem Dropdown-Menü Ihr Bundesland aus. Dort werden die Feiertage für Ihr Bundesland für das kommende Jahr angezeigt und automatisch aktualisiert. Falls Ihre Gruppe an bestimmten Feiertagen trotzdem erreichbar sein soll, entfernen Sie einfach das Häkchen hinter dem jeweiligen Tag. Klicken Sie auf Weiter, um die Einstellungen zu speichern.

Im nächsten Schritt können Sie eine Ansage für die Voicemail-Weiterleitung festlegen. Sie haben die Möglichkeit, entweder unsere vorgefertigten Ansagevorlagen zu verwenden oder eine eigene Ansage hochzuladen. Außerdem können Sie eine Ansage festlegen, die für alle Feiertage gelten soll, oder Sie laden individuelle Ansagen für einzelne Feiertage hoch – zum Beispiel, um ein frohes neues Jahr zu wünschen.

Speichern Sie die ausgewählte Ansage und beenden Sie die Bearbeitung. Damit haben Sie erfolgreich ein Feiertagsprofil für die Gruppe eingerichtet. Das Profil wird automatisch aktiviert und gilt ganztägig, sodass keine weiteren Einstellungen erforderlich sind.