Was sind sipgate Channels und wie richte ich sie ein?

Die sipgate Channels bieten eine zentrale Plattform für Ihre Teamkommunikation. Alle Gesprächsinhalte und Aufgaben werden übersichtlich gebündelt, um eine effiziente und gemeinsame Bearbeitung von Anrufen und Kundenanfragen zu ermöglichen. Alle Channels haben eine einheitliche Rufnummer und intelligentes Routing. Das benutzerfreundliche Dashboard ermöglicht Ihnen die Übersicht von Anrufaufkommen und Team-Auslastung. Für die beste Erfahrung nutzen Sie die sipgate App CLINQ. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Channels eingerichtet und optimal genutzt werden können.

Wenn Sie nicht wissen, ob Sie Channels oder Gruppen nutzen wollen, lernen Sie Wofür soll ich mich entscheiden: Channels oder Gruppen?

Wie richte ich Channels bei sipgate ein?

Als Admin haben Sie die Möglichkeit, ein oder mehrere Channels einzurichten. Um zu den Channels zu gelangen, wählen Sie auf der Startseite den Punkt Channels aus.

In diesem Bereich haben Sie eine Übersicht über bereits erstellte Channels. Gehen Sie auf +Hinzufügen, um eine neue Anrufverteilung einzurichten.Geben Sie Ihren Channels im nächsten Schritt einen beliebigen Namen. Fügen Sie im nächsten Schritt die Rufnummern hinzu, die in Ihrer Anrufverteilung verwendet werden. An dieser Stelle können Sie eine oder mehrere Rufnummern auswählen. Sie haben die Möglichkeit, die Angaben im Routing zu einem späteren Zeitpunkt zu ändern.

Fügen Sie danach Ihre User hinzu. Diese Liste kann jederzeit bearbeitet werden. Anschließend  können Sie die Anrufverteilung eines Channels festlegen und beliebige Weiterleitungen einstellen. Die Warteschleife ist derzeit immer aktiv und fängt die eingehenden Anrufe für den Channel auf, um sie dann auf die eingeloggten User zu verteilen. Ist kein User verfügbar oder die maximale Wartezeit überschritten, so greift die eingestellte Weiterleitung, damit auch wirklich kein Anruf verloren geht. 
Die Struktur Ihres Channel-Routings setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen: Rufnummern, Begrüßung, Warteschleife, Klingelregel, User und Time-out Ansage/Weiterleitung. Wenn Sie in vorherigen Schritten bereits die Rufnummern und User ausgewählt haben, wird Ihr Routing wie im Bild dargestellt. Falls Sie diese Schritte übersprungen haben, können Sie auf die jeweiligen Komponenten im Routing klicken und die entsprechenden Informationen hinzufügen.
Das Channel-Routing funktioniert wie folgt: Ein Anruf geht bei einer Ihrer Channel-Nummern ein, die Anrufenden hören - sofern eingerichtet - eine Begrüßung und werden dann in die Warteschleife geleitet, in der Musik oder eine beliebige Audiodatei abgespielt wird. Abhängig von den von Ihnen festgelegten Klingelregel werden die wartenden Anrufer den verfügbaren Usern zugewiesen. Wenn der Anruf nach einer bestimmten Zeit nicht angenommen wird, wird eine von Ihnen ausgewählte Ansage abgespielt oder der Anruf an eine ausgewählte Nummer weitergeleitet.

Wie richte ich die Begrüßung ein?

Klicken Sie auf die Begrüßungskachel im Routing.Hier haben Sie die Möglichkeit, eine von uns vorgeschlagene Begrüßung auszuwählen oder Ihre eigene Audiodatei (MP3 10 MB) hochzuladen.

Wie richte ich die Warteschleife ein?

Klicken Sie auf Warteschleife im Routing. Sie haben hier die Möglichkeit, die Wartemusik zu ändern.

Analog zur Begrüßung haben Sie die Möglichkeit, eine von uns vorgeschlagene Musik auszuwählen oder Ihre eigene Audiodatei (MP3 10 MB) hochzuladen.Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die maximale Wartezeit festzulegen. Hierfür klicken Sie auf die Zeit-Anzeige vor der Ansage im Routing.Wenn die Anrufende sich länger in der Warteschleife befinden, wird die Time-Out Ansage abgespielt, und der Anruf wird automatisch beendet.

Wie richte ich die Klingelregel ein?

Durch die Verwendung der Klingelregel-Funktion können Sie festlegen, wie Anrufe an Ihre User weitergeleitet werden. Klicken Sie auf Längster Leerlauf im Routing. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Klingelregel zu ändern.Sie haben drei Möglichkeiten bezüglich der Klingelreihenfolge. Falls Sie die Option Längster Leerlauf auswählen, werden eingehende Anrufe an die User weitergeleitet, die am längsten keinen Anruf bearbeitet haben.

Bei der Option Feste Reihenfolge können Sie die Reihenfolge der Weiterleitungen an Ihre User selbst bestimmen.

Zusätzlich gibt es die Option Parallelruf, bei der es gleichzeitig bei allen Usern klingelt, die nicht in der Nachbearbeitungszeit sind.

Im nächsten Schritt können Sie die Klingeldauer bei Usern beliebig einstellen, indem Sie auf das Zahnrad-Symbol daneben klicken. Die Klingeldauer bezieht sich auf die Zeitspanne, für die ein Anruf bei Usern klingelt, bevor er automatisch weitergeleitet wird.

Sie können die Nachbearbeitungsfunktion für Ihre User aktivieren. Dies ermöglicht Ihren Usern, Notizen zum letzten Gespräch zu hinterlassen, ohne in dieser Zeitspanne weitere Anrufe annehmen zu müssen.

Wie bearbeite ich die Ansage/Weiterleitung für maximale Wartezeit?

Ähnlich dazu können Sie die Ansage bei Überschreitung der maximalen Wartezeit bearbeiten, indem Sie zum Routing gehen und auf Ansage und Weiterleitung ändern klicken.
Hier haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie an dieser Stelle eine Ansage abspielen oder den Anruf an eine andere Nummer weiterleiten möchten. Dies können Sie in einem Dropdown-Menü auswählen.

Wie richte ich als Admin User ein?

Als Admin können Sie die Geräte für die jeweiligen User für die Channels-Funktion konfigurieren. Gehen Sie dazu zur Channels-Übersicht und klicken Sie auf die entsprechenden User. Standardmäßig wird im Gruppenrouting immer das VoIP-Gerät der User aktiviert. Weiterhin sehen Sie in dieser Übersicht, falls einer der Channels nicht vollständig eingerichtet wurde. Das bedeutet, dass keine Rufnummern und/oder keine User zugewiesen wurden. Sollte dies der Fall sein, erscheint eine Hinweisbox, in der auf die nötigen Aktionen hingewiesen wird.

Wie kann ich als User meinen Status und meine Geräte in Channels verwalten?

Falls Sie sich als User in Channels an- oder abmelden möchten, wählen Sie auf Ihrem Channels-konfigurierten Gerät *2#. Sie bekommen dann per Audio-Ansage die Rückmeldung, dass Ihr Ein- oder Ausloggen erfolgreich war. Unter Meine Telefonie finden Sie als User eine Übersicht über Ihren Channels-Status. Hier finden Sie auch eine Übersicht über Ihre Routings, einschließlich des Channels-Routings, und haben die Möglichkeit, VoIP-Geräte eigenständig mit einem Toggle auszutauschen.