Was sind sipgate Channels und wie richte ich sie ein?
Für sipgate-Accounts, die vor dem 25.08.2025 erstellt wurden
Die sipgate Channels bieten eine zentrale Plattform für Ihre Teamkommunikation. Alle Gesprächsinhalte und Aufgaben werden übersichtlich gebündelt, um eine effiziente und gemeinsame Bearbeitung von Anrufen und Kundenanfragen zu ermöglichen. Alle Channels haben eine einheitliche Rufnummer und intelligentes Routing. Das benutzerfreundliche Dashboard ermöglicht Ihnen die Übersicht von Anrufaufkommen und Team-Auslastung. Für die beste Erfahrung nutzen Sie die sipgate App. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Channels eingerichtet und optimal genutzt werden können.
Eine Übersicht zu den Unterschieden von Channels und Gruppen finden Sie im Artikel Wofür soll ich mich entscheiden: Channels oder Gruppen?
Wie richte ich Channels bei sipgate ein?
Als Admin haben Sie die Möglichkeit, ein oder mehrere Channels einzurichten. Um zu den Channels zu gelangen, wählen Sie auf der Startseite den Punkt Channels aus.
In diesem Bereich haben Sie eine Übersicht über bereits erstellte Channels. Gehen Sie auf +Hinzufügen, um eine neue Anrufverteilung einzurichten.
Geben Sie Ihren Channels im nächsten Schritt einen beliebigen Namen.
Fügen Sie dann die Rufnummern hinzu, die in Ihrer Anrufverteilung verwendet werden. An dieser Stelle können Sie eine oder mehrere Rufnummern auswählen. Sie haben die Möglichkeit, die Angaben im Routing zu einem späteren Zeitpunkt zu ändern.
Wichtig: Für Channels können Rufnummern derzeit erst nach abgeschlossener Portierung geroutet werden.
Fügen Sie danach Ihre User hinzu. Diese Liste kann jederzeit bearbeitet werden.
Anschließend können Sie die Anrufverteilung eines Channels individuell festlegen und Weiterleitungen nach Bedarf konfigurieren. Ist kein User verfügbar oder die maximale Wartezeit überschritten, greift automatisch die hinterlegte Weiterleitung, sodass kein Anruf verloren geht.
Wichtig: Standardmäßig erfolgt das Routing ohne Begrüßung oder Warteschleife. Neu angelegte Channels verwenden diese Einstellungen mit Parallelruf als voreingestellte Anrufverteilung. Anrufende hören ein Tuten und werden direkt per Parallelruf an die eingeloggten User weitergeleitet.
Die Struktur Ihres Channel-Routings umfasst: Rufnummern, Begrüßung, Warteschleife, Klingelregel, User und Time-out Ansage/Weiterleitung. Wurden Rufnummern und User bereits ausgewählt, erscheint das Routing wie im Bild. Ansonsten können Sie die Komponenten im Routing bearbeiten.
Das Channel-Routing funktioniert wie folgt: Ein Anruf geht bei einer ihrer Channel-Nummern ein, die Anrufenden hören ggf. eine Begrüßung und werden mit Musik oder einer hinterlegten Audiodatei in die Warteschleife geleitet. Die Klingelregel weist den Anrufer den verfügbaren Usern zu. Wird der Anruf nicht angenommen, erfolgt eine Ansage oder Weiterleitung nach Time-out.
Wichtig: Das beschriebene Routing greift während der definierten Servicezeiten, wobei außerhalb dieser Zeiten den Anrufenden eine Ansage abgespielt oder Weiterleitungen hinterlegt werden können. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ein automatisches Routing für die Feiertage oder besondere Abwesenheiten wie zum Beispiel Urlaub, Betriebsferien oder Fortbildungen einzurichten.
Tipp: Mit der sipgate App wird die Nutzung von Channels noch einfacher – weitere Details finden Sie in unserem ergänzenden Artikel.
Wie richte ich die Begrüßung ein?
Klicken Sie auf die Begrüßungskachel im Routing.Hier haben Sie die Möglichkeit, eine von uns vorgeschlagene Begrüßung auszuwählen oder Ihre eigene Audiodatei (MP3 10 MB) hochzuladen.Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, per TTS (Text-To-Speech) einen eigenen Text einzugeben, der dann automatisch als Ansage abgespielt wird.
Wie richte ich die Warteschleife ein?
Klicken Sie auf Warteschleife im Routing. Sie haben hier die Möglichkeit, die Wartemusik zu ändern.
Wichtig: Channels können auch ohne Warteschleife genutzt werden. Falls Sie dennoch eine Warteschleife einrichten möchten, können Sie die Einstellungen wie folgt anpassen. Die Warteschleife ist nicht für Kunden im Tarif sipgate-s verfügbar.
Analog zur Begrüßung haben Sie die Möglichkeit, eine von uns vorgeschlagene Musik auszuwählen oder Ihre eigene Audiodatei (MP3 10 MB) hochzuladen.Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die maximale Wartezeit festzulegen. Hierfür klicken Sie auf die Zeit-Anzeige vor der Ansage im Routing.
Wenn die Anrufende sich länger in der Warteschleife befinden, wird die Time-Out Ansage abgespielt, und der Anruf wird automatisch beendet.
Wie richte ich die Klingelregel ein?
Durch die Verwendung der Klingelregel-Funktion können Sie festlegen, wie Anrufe an Ihre User weitergeleitet werden. Klicken Sie auf Längster Leerlauf im Routing. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Klingelregel zu ändern.
Sie haben drei Möglichkeiten bezüglich der Klingelreihenfolge. Falls Sie die Option Längster Leerlauf auswählen, werden eingehende Anrufe an die User weitergeleitet, die am längsten keinen Anruf bearbeitet haben. Bei der Option Feste Reihenfolge können Sie die Reihenfolge der Weiterleitungen an Ihre User selbst bestimmen.
Wichtig: Um die Reihenfolge der User dauerhaft festzulegen, muss vorher die feste Reiihenfolge für den Channel aktiviert worden sein.
Zusätzlich gibt es die Option Parallelruf, bei der es gleichzeitig bei allen Usern klingelt, die nicht in der Nachbearbeitungszeit sind.
Im nächsten Schritt können Sie die Klingeldauer bei Usern beliebig einstellen, indem Sie auf das Zahnrad-Symbol daneben klicken. Die Klingeldauer bezieht sich auf die Zeitspanne, für die ein Anruf bei Usern klingelt, bevor er automatisch weitergeleitet wird.
Wichtig: Die Klingeldauer ist nur für die Optionen Längster Leerlauf und Feste Reihenfolge verfügbar. Die Klingelregel ist nicht für den Tarif sipgate business S verfügbar.
Sie können die Nachbearbeitungsfunktion für Ihre User aktivieren. Dies ermöglicht Ihren Usern, Notizen zum letzten Gespräch zu hinterlassen, ohne in dieser Zeitspanne weitere Anrufe annehmen zu müssen.
Wichtig: Die Nachbearbeitungszeit ist nicht für den Tarif sipgate business S verfügbar.
Wie bearbeite ich die Ansage/Weiterleitung für maximale Wartezeit?
Ähnlich dazu können Sie die Ansage bei Überschreitung der maximalen Wartezeit bearbeiten, indem Sie zum Routing gehen und auf Ansage und Weiterleitung ändern klicken.Hier haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie an dieser Stelle eine Ansage abspielen oder den Anruf an eine andere Nummer weiterleiten möchten. Dies können Sie in einem Dropdown-Menü auswählen.
Wie richte ich als Admin User ein?
Wichtig: Es ist möglich, mehrere Geräte einzurichten Dabei sollte es sich um ein VoIP-Telefon handeln, welches aber natürlich auch mit einem Softphone-Client verbunden werden können. Mobiltelefone können derzeit nicht verwendet werden. Sie können außerdem den Status Ihrer User verfolgen: aktiv (grün), besetzt oder in der Nachbearbeitungszeit (orange) und inaktiv (rot).
Als Admin können Sie die Geräte für die jeweiligen User für die Channels-Funktion konfigurieren. Gehen Sie dazu zur Channels-Übersicht und klicken Sie auf die entsprechenden User. Standardmäßig wird im Gruppenrouting immer das VoIP-Gerät der User aktiviert. Weiterhin sehen Sie in dieser Übersicht, falls einer der Channels nicht vollständig eingerichtet wurde. Das bedeutet, dass keine Rufnummern und/oder keine User zugewiesen wurden. Sollte dies der Fall sein, erscheint eine Hinweisbox, in der auf die nötigen Aktionen hingewiesen wird.
Wie kann ich als User meinen Status und meine Geräte in Channels verwalten?
Falls Sie sich als User in Channels an- oder abmelden möchten, wählen Sie auf Ihrem Channels-konfigurierten Gerät *2#. Sie bekommen dann per Audio-Ansage die Rückmeldung, dass Ihr Ein- oder Ausloggen erfolgreich war. Unter Meine Telefonie finden Sie als User eine Übersicht über Ihren Channels-Status. Hier finden Sie auch eine Übersicht über Ihre Routings, einschließlich des Channels-Routings, und haben die Möglichkeit, VoIP-Geräte eigenständig mit einem Toggle auszutauschen.
Tipp: Wenn Sie in der sipgate Web-App als Benutzer die Funktionen Do Not Disturb (DND) und Busy on Busy (BOB) eingerichtet haben, werden diese Einstellungen im Channel-Status übernommen. Beachten Sie jedoch, dass Änderungen direkt am Endgerät nicht im Channel-Status berücksichtigt werden. Bsp.: Wenn Sie DND an Ihrem Endgerät einschalten, ändert sich der Channel-Status nicht.
Für sipgate-Accounts, die nach dem 25.08.2025 erstellt wurden
Im eingeloggten Bereich können Admins über den Menüpunkt User die Routings der einzelnen User ansehen und bearbeiten. In der Routing-Übersicht eines Channels können Sie als Admin sowohl alle eingehenden Routings auf den Channel als auch alle ausgehenden Routings vom Channel auf andere Anschlüsse einsehen und bei Bedarf anpassen.
In einem persönlichen Channel
Eingehende Routings
Alle User sehen in der Übersicht ihre Durchwahlen und Rufnummern, unter denen sie erreichbar sind. Weiterhin sehen User ihre angelegten Geräte und welche Geräte online bzw. offline sind. Außerdem können User die Zeit bis zur Weiterleitung eines Anrufs bei Nichtannahme sowie das Ziel der Weiterleitung einstellen. Hierbei stehen sowohl eine Ansage als auch eine Weiterleitung auf die Voicemail oder zu einem anderen User oder Channel zur Verfügung.
User-Status
Im mittleren Bereich sehen Sie den aktuellen Userstatus. Als Admin haben Sie hier die Möglichkeit, User aus dem persönlichen Channel ein- oder auszuloggen.
Ausgehende Routings
Im letzten Menüpunkt des Routing-Diagramms sehen Sie die Einstellungen für alle ausgehenden Weiterleitungen. Hier haben Sie die Möglichkeit, Weiterleitungen bei besetzt einzurichten. Ihnen steht dabei sowohl ein weiterer Channel oder User als auch die Einrichtung einer automatischen Ansage zur Verfügung.
Als User können Sie sich selbst in einem Channel ein- und ausloggen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Ihre Endgeräte zu konfigurieren sowie die Weiterleitung zu bearbeiten. Hierbei lässt sich sowohl die Zeit bis zur Weiterleitung als auch das Ziel der Weiterleitung einstellen. Als mögliche Ziele stehen neben einer Ansage die Weiterleitung zu einem Kontakt, zu einem Channel, zur Voicemail oder zu einem bestimmten User zur Verfügung.
In einem geteilten Channel
Die Darstellung der eingehenden Routings ist identisch mit den persönlichen Channels. Sie sehen oben alle eingehenden Rufnummern, die auf diesen Channel geleitet werden. Anschließend können Sie als Admin in einem geteilten Channel Datums- und Zeitfilter einrichten, mit denen Sie die Erreichbarkeit des Channels festlegen. Im Unterschied zu den persönlichen Channels existieren in einem geteilten Channel keine ausgehenden Routings. Admins können hier festlegen, ob nach einer individuell einstellbaren Wartezeit eine Ansage abgespielt wird, der Anruf weitergeleitet wird, oder der Anruf automatisch beendet wird.