Wie hinterlege ich Geschäftszeiten bei einem Sprachmenü (IVR)?

Mit einem Sprachmenü (IVR) leiten Sie Anrufer:innen per Tastendruck an die richtige Stelle. Außerdem können Sie außerhalb Ihrer Öffnungszeiten automatisch eine Ansage mit Hinweisen (z. B. Öffnungszeiten) abspielen.

Wann ist das sinnvoll?

  • Sie möchten Anrufer:innen schnell zu Vertrieb, Support oder Buchhaltung leiten.
  • Sie möchten nach Feierabend eine feste Ansage abspielen lassen.

Voraussetzungen

  • Eine freie Rufnummer (nicht die zentrale Rufnummer).
  • Text für die Ansage außerhalb der Geschäftszeiten (zum Aufnehmen oder als MP3).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Rufnummer für das Sprachmenü zuweisen

  1. Wählen Sie eine freie Rufnummer aus (nicht die zentrale Rufnummer).
  2. Hinterlegen Sie diese Nummer in der IVR (Sprachmenü).
    Hinweis: Die Nummer dient nur zur Weiterleitung auf das Sprachmenü.

2. Gruppe mit zentraler Rufnummer anlegen

  1. Legen Sie eine neue Gruppe an (z. B. „Zentrale“).
  2. Weisen Sie der Gruppe die zentrale Rufnummer zu (diese Nummer rufen Kund:innen an).

3. Voicemail für außerhalb der Zeiten vorbereiten

  1. Voicemail für die Gruppe aktivieren.
  2. Ansage hinterlegen: Text aufnehmen oder MP3 hochladen
    (Inhalt: Öffnungszeiten, alternative Kontaktwege, Rückrufhinweis).

4.  Gruppenrouting auf IVR während der Öffnungszeiten stellen

  1. Öffnen Sie Gruppenrouting > Bearbeiten.
  2. Unter Weiterleitungsregeln tragen Sie bei Sofort die IVR-Rufnummer ein
    (die aus Schritt 1).
    → Ergebnis: Während der definierten Zeiten gehen Anrufe direkt ins Sprachmenü.

5. Geschäftszeiten definieren

  1. Aktivieren Sie Weiterleitung nur zu bestimmten Zeiten.
  2. Tragen Sie Ihre Öffnungszeiten ein (Tage & Uhrzeiten).

6. Außerhalb der Zeiten zur Voicemail leiten

  1. Setzen Sie den Haken bei Außerhalb der definierten Zeiten sofort auf dieses Ziel weiterleiten.
  2. Wählen Sie im Dropdown die Voicemail mit der zuvor hinterlegten Ansage.
    → Ergebnis: Nach Feierabend läuft automatisch Ihre Ansage.

Typische Anwendungsfälle

  • Tastenmenü (während der Öffnungszeiten):
    „Drücken Sie 1 für Vertrieb, 2 für Support, 3 für Buchhaltung.“
  • Außerhalb der Öffnungszeiten:
    „Sie erreichen uns Mo–Fr 9–17 Uhr. Bitte schreiben Sie uns eine E-Mail an …“

Hinweise & Tipps

  • Kurz & klar formulieren: Max. 10–15 Sek. pro Option.
  • MP3-Format: Verwenden Sie eine gut verständliche Aufnahme, moderate Lautstärke.
  • Testanruf: Nach dem Einrichten testweise während und außerhalb der Zeiten anrufen.
  • Fehlerbild „Schleife“: Prüfen Sie, ob die zentrale Rufnummer wirklich der Gruppe zugewiesen ist und die IVR-Rufnummer nur als Ziel in den Weiterleitungsregeln steht.
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