Wie lade ich die Voicemail-Ansagen hoch?

Für sipgate-Accounts, die nach dem 25. August 2025 erstellt wurden

Die sipgate Voicemail ist ein kostenloser, intelligenter Anrufbeantworter für Ihren sipgate Telefonanschluss. Wenn Sie einen Anruf nicht entgegennehmen können, übernimmt die Voicemail. Anrufer:innen können eine Nachricht hinterlassen, die als Audio- und Textdatei gespeichert wird.

Admins können einstellen, dass alle User eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, sobald eine Voicemail in einem persönlichen Channel oder einem geteilten Channel, in dem sie Mitglied sind, eingeht. Die Benachrichtigung enthält die Anrufdaten, die Audiodatei sowie die Transkription der Nachricht. Voicemails können bis zu vier Stunden lang sein. Danach wird die Aufnahme automatisch beendet.

Voicemail-Einstellungen anpassen

Alle User können die Einstellungen ihrer Voicemail in den persönlichen Channels individuell anpassen:

• Wartezeit bis zur Weiterleitung auf die Voicemail definieren
• Eigene Ansagen als MP3-Datei hochladen
   
• Alternativ über Text-to-Speech eine Sprachansage generieren
   

Die Einstellungen finden Sie im Bereich Telefonie unter Ihrem jeweiligen persönlichen Routing.

Voicemail in der sipgate App

Eingehende Voicemails erscheinen in der sipgate App als Event mit dem Titel „Verpasster Anruf mit Voicemail“. Dort sehen Sie auf einen Blick:

• Zeitpunkt und Dauer des Anrufs
• Audiodatei der Voicemail zum Abspielen
   
• Transkription zum Ansehen oder Kopieren
   

Durch einen Rechtsklick (Desktop) oder Touch & Hold (Mobilgerät) auf das Event öffnen sich weitere Optionen im Kontextmenü:

• Anrufen: Direktwahl der angezeigten Rufnummer oder des Kontakts
   
• Checkbox: Event als „offen“ markieren
   
• Rufnummer kopieren: Rufnummer in die Zwischenablage übernehmen
   
• Voicemail herunterladen: Audiodatei lokal speichern
• Löschen: Event inkl. aller Informationen, Notizen und Transkription unwiderruflich entfernen
   
• Transkription löschen: Nur die Abschrift wird dauerhaft gelöscht

Für sipgate-Accounts, die vor dem 25. August 2025 erstellt wurden

Als User können Sie selbst festlegen, ob Sie auf Ihrem virtuellen Anrufbeantworter die Standardansage bei eingehenden Anrufen in Ihrer Abwesenheit abspielen lassen möchten oder stattdessen eine individuelle Sprachansage einstellen. Wenn Sie sich für eine eigene Ansage entscheiden, können Sie diese entweder direkt im Account aufsprechen (Click2Record, wählen Sie 50001) oder eine MP3-Datei (128kbit / 44100 Hz / 89% Volume) mit dem gewünschten Text hochladen.

Klicken Sie dazu unter Telefonie auf Ihre Voicemail – diese finden Sie oben bei Ihren Geräten. Klicken Sie anschließend auf Ansage verwalten. Hier können Sie die Aufnahme starten oder die Datei hochladen. Außerdem können Sie hier mit einem Klick auf das Zahnrad einstellen, ob nach der Ansage eine Nachricht hinterlassen werden kann, oder ob die Ansage lediglich zur Information dienen soll.

Als Admin können Sie auch Ansagen für bestimmte Gruppen innerhalb Ihres Accounts anlegen und bearbeiten. Diese Ansagen werden dann für alle Teilnehmende innerhalb der jeweiligen Gruppe verwendet. Klicken Sie dazu in der Gruppenübersicht auf die gewünschte Gruppe. Hier können Sie nach einem Klick auf den entsprechenden Button die Ansagen verwalten.

Keine Nachrichten nach der Voicemail-Ansage hinterlassen

Falls keine Nachrichten hinterlassen werden sollen, sondern nur eine Ansage abgespielt werden soll, gehen Sie zu Ansagen verwalten und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol neben einer Ansage. Diese Einstellung kann nur für die hochgeladenen Ansagen angewendet werden.

Im nächsten Schritt entfernen Sie das Häkchen bei Aufzeichnung und gehen Sie abschließend auf Speichern.