Wie richte ich Weiterleitungen für Gruppen ein?
Routing-Zeitplan für Gruppen erstellen
Als Admin können Sie Weiterleitungen für Gruppen einrichten. Dafür wählen Sie zuerst über die Schritte Accountverwaltung ➔ Gruppen die Gruppe aus, für die Sie eine Weiterleitung einrichten möchten.
Hier können Sie über das Routingdiagramm die gewünschten Weiterleitungen konfigurieren. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Sie über das Zahnrad eine generelle tages- und uhrzeitabhängige Weiterleitung einrichten.
Dies kann zum Beispiel erforderlich sein, wenn die Gruppe einen regelmäßigen Termin hat, zu dem sie nicht erreichbar ist. Es stehen Ihnen drei Zeitprofile zur Verfügung, mit denen Sie innerhalb und außerhalb ihrer Geschäftszeiten eine Weiterleitung zeitbasierend festlegen können.
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Weiterleitungen einzurichten, wenn der Gruppenanschluss besetzt ist oder wenn nach einer bestimmten Zeit niemand den Anruf annimmt. Geben Sie dazu im Gruppenrouting die gewünschten Szenarien ein und legen zuletzt das Ziel der Weiterleitung fest. Das kann eine beliebige andere Rufnummer oder die Voicemail sein.
Alternativ können Sie auch wartende Anrufe in eine Warteschleife legen.
Wichtig: Bei einer Weiterleitung auf einen anderen User oder eine andere Gruppe wird auch deren Weiterleitungsregel beachtet. Leitet also User A nach 20 Sekunden auf User B sowie nach weiteren 20 Sekunden auf User C, so kann diese Weiterleitungsregel dadurch unterbrochen werden, wenn User B selbst eine Weiterleitung nach weniger als 20 Sekunden konfiguriert hat. Weiterhin werden alle Weiterleitungen deaktiviert, wenn eine Warteschleife aktiviert ist. Eine Ausnahme besteht bei der direkten Weiterleitung. Diese bleibt weiterhin aktiv.
Automatische Weiterleitungen an Feiertagen für Gruppen einrichten
Sie können nicht nur bestimmte Zeitprofile für Gruppen einrichten, sondern auch eine automatische Weiterleitung an Feiertagen. Dabei wird das bereits eingestellte zeitbasierte Routing beibehalten und nach dem Feiertag automatisch wieder verwendet.
Mit dem Feiertagsprofil können Sie praktische Vorlagen für die Feiertage in Ihrem jeweiligen Bundesland nutzen, um das Routing im Voraus zu konfigurieren. Dadurch werden eingehende Anrufe an diesen Tagen sofort auf die Voicemail mit einer individuellen Ansage weitergeleitet.
Als Administrator können Sie das Feiertagsprofil für eine Gruppe einrichten. Gehen Sie wie folgt vor: Gruppe ➔ Routing bearbeiten ➔ Feiertage ➔ Feiertagsprofil hinzufügen.
Danach wählen Sie in einem Dropdown-Menü Ihr Bundesland aus. Dort werden die Feiertage für Ihr Bundesland für das kommende Jahr angezeigt und automatisch aktualisiert. Falls Ihre Gruppe an bestimmten Feiertagen trotzdem erreichbar sein soll, entfernen Sie einfach das Häkchen hinter dem jeweiligen Tag. Klicken Sie auf Weiter, um die Einstellungen zu speichern.
Im nächsten Schritt können Sie eine Ansage für die Voicemail-Weiterleitung festlegen. Sie haben die Möglichkeit, entweder unsere vorgefertigten Ansagevorlagen zu verwenden oder eine eigene Ansage hochzuladen.
Speichern Sie die ausgewählte Ansage und beenden Sie die Bearbeitung. Damit haben Sie erfolgreich ein Feiertagsprofil für die Gruppe eingerichtet. Das Profil wird automatisch aktiviert und gilt ganztägig, sodass keine weiteren Einstellungen erforderlich sind.
Hinweis: Zurzeit können Sie das Feiertagsprofil nicht für einzelne User, sondern nur für Gruppen einrichten.
Kalenderbasierte Abwesenheiten für Gruppen einrichten
Sie können auch individuelle zeitbasierte Weiterleitungen einrichten, wenn Ihr Team beispielsweise Betriebsferien hat, auf einer Konferenz ist oder aus ähnlichen Gründen zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht erreichbar sein kann. Dabei bleibt das bereits konfigurierte zeitbasierte Routing erhalten und wird nach der definierten Abwesenheit automatisch wieder verwendet.
Als Administrator können Sie ein Abwesenheitsprofil für eine beliebige Gruppe einrichten. Gehen Sie wie folgt vor: Gruppe ➔Routing bearbeiten ➔Abwesenheiten ➔Abwesenheitsprofil hinzufügen.
Geben Sie Ihrem Abwesenheitsprofil einen Namen und legen Sie mithilfe des Kalenders den Zeitraum fest, in dem die Weiterleitung aktiv sein soll. Speichern Sie die Einstellungen, indem Sie auf Weiter klicken.
Im nächsten Schritt können Sie eine Ansage für die Voicemail-Weiterleitung festlegen. Sie haben die Möglichkeit, entweder unsere vorgefertigten Ansagevorlagen zu verwenden oder eine eigene Ansage hochzuladen.
Speichern Sie die ausgewählte Ansage und beenden Sie die Bearbeitung. Damit haben Sie erfolgreich ein Abwesenheitsprofil für die Gruppe eingerichtet. Das Profil wird automatisch aktiviert und gilt ganztägig, sodass keine weiteren Einstellungen erforderlich sind.
Tipp: Bei gleicher Ansage können Sie mehrere Zeiträume in einem Abwesenheitsprofil definieren. Wenn Sie jedoch unterschiedliche Ansagen verwenden möchten, legen Sie dafür verschiedene Profile an.
Update vom: 26. Juni 2023