Wie nutze ich den sipgate AI Assist in Verbindung mit Hubspot, Slack & Google Sheet?

Voraussetzung

AI Assist ist ausschließlich in der sipgate App verfügbar, die in Verbindung mit der sipgate Cloud Telefonanlage eingesetzt wird.

Der Webhook kann lediglich von Administratoren des sipgate Kontos eingestellt werden und gilt nur für Channels. Folglich wird in sipgate ein Channel mit Rufnummer benötigt.

Bei Zapier wird ein Tarif mit Webhooks benötigt und in Hubspot muss die API verfügbar sein.

Hinweis: Aktuell befindet sich diese Funktion in der App im Beta-Status, ist also über "Labs" in den Einstellungen zu finden, wenn Sie zu den Beta-Testern gehören. Nach dem Release wird die Funktion dann unter AI-Funktionen aufgeführt werden.

Schritt 1: Webhook in Zapier erzeugen

Nachdem Sie in Zapier angemeldet sind, erzeugen Sie über "+ Create" oben Links einen neuen Zap:

Schritt 2: Trigger einrichten

In dem neuen Zap wählen Sie dann den ersten Trigger aus:

Wählen Sie Webhooks für diesen Trigger:

Den Trigger event auf "Catch Raw Hook" stellen:

Nach Klick auf "Continue" geht es dann zu dem Webhook, diesen per "Copy" in den Zwischenspeicher holen:

Schritt 3: Webhook im AI Assist hinterlegen

Den Webhook nun in der sipgate App unter "AI Assist Webhook" eintragen und Format "VCON" auswählen:

Speichern nicht vergessen.

Schritt 4: Trigger Testen

Dazu zunächst einen Anruf über einen Channel in Ihrem Konto führen und die Zusammenfassung des Gesprächs in der sipgate App abwarten.

Zurück in Zapier kann der Trigger per Klick auf "Test trigger" ausprobiert werden. Daraufhin werden die geführten Gespräche als "records" aufgelistet. Das erste Telefonat zum Beispiel als "request A". Wählen Sie einen Datensatz aus und gehen per "Continue with selected record" weiter.

Schritt 5: Datenfelder extrahieren

Die übermittelten Daten liegen in einem Rohformat vor und können im nächsten Schritt mit "low code" in Datenfelder gewandelt werden:

In diesem Beispiel kommt Python zum Einsatz, aber es kann auch JavaScript gewählt werden.

Um die Datenstruktur zu erfahren, wechselt man einfach mal in den "Test" und kann sich die Daten auch gleich in den Zwischenspeicher legen:

Damit das ganze übersichtlicher wird, können die Daten aus dem Zwischenspeicher in einen Editor eingefügt und hierarchisch formatiert werden. Ein Editor der JSON versteht ist dabei hilfreich, um das ganze farblich zu unterstützen.

Wenn die gewünschten Felder bestimmt wurden, können diese im Code gefüllt werden:

In diesem Beispiel mit Python ist das:

# Let python understand JSON
import json

# Parse the raw_body string into a dictionary
raw_body_dict = json.loads(input_data['raw_body'])

# Now you can access the fields in Zapier
return {'uuid': raw_body_dict['uuid'],
        'created_at': raw_body_dict['created_at'],
        'updated_at': raw_body_dict['updated_at'],
        'subject': raw_body_dict['subject'],
        'agent': raw_body_dict['parties'][0]['tel'],
        'customer': raw_body_dict['parties'][1]['tel'],
        'start': raw_body_dict['dialog'][0]['start'],
        'duration': raw_body_dict['dialog'][0]['duration'],
        'analysis': raw_body_dict['analysis'][0]['body'],
        'channel': raw_body_dict['tags']['channel_name'],
        'direction': raw_body_dict['tags']['direction']
}

Per "Continue" und "Test step" auf der folgenden Seite sieht man nun die gefüllten Felder:

Den Knoten publizieren und dann zum nächsten Punkt.

Schritt 6: Anruf in Hubspot protokollieren

Schritt 6.1: Kontakt finden

Da es darum geht, einen Anruf zu erfassen, ist erst ein Mal der Ansprechpartner in Hubspot zu finden. Dies kann mit einem fertigen Template umgesetzt werden.

Also einen weiteren Knoten anfügen:

Hubspot auswählen:

Im folgenden Schritt das "Action Item" auf "Find Contact" stellen und dann mit "Continue" weiter gehen.

In den Metadaten des Anrufs ist die Rufnummer des Kontakts enthalten, die als Suchkriterium genutzt werden kann. Dafür wird in diesem Beispiel auf die "Property" "Contact information : Phone Number" und "Contact information : Calculated Phone Number in International Format" zugegriffen. In den Feldern für die Werte ist ein "+" vorangestellt.

Mit "Continue" weiter um "Test step" auszuführen. Wenn der Kontakt gefunden wird, sieht es so aus:

Schritt 6.2: Call loggen

Nun geht’s weiter mit dem erstellen des Logs. Dazu einen weiteren Knoten anfügen:

Das nötige "Action event" im Hubspot-Template "Create Engagement":

Nun die Details festlegen

Die Kontakt ID zu bestimmen ist etwas versteckt:

Mit "Continue" und "Test step" ergibt sich folgendes:

Zum Schluss über den Button "Publish" bestätigen.

Und so erscheint es dann in Hub:

Schritt 7: Google Sheet pflegen

Danach soll eine Tabelle mit dem Anruf ergänzt werden, zwecks spätere Auswertung.

Also einen weiteren Knoten anlegen:

Als Template kommt hier Google Sheets zum Einsatz:

Das gewählte "Action event" ist "Create Spreadsheet Row at Top". Es fügt unter der Kopfzeile eine Leere Zeile ein und füllt diese dann mit den Daten.

Im nächsten Schritt wird dann Ort, File, Sheet ausgewählt und die Felder auf die Spalten gemappt:

Dann wieder auf "Continue" und "Test step":

Ach ja, Publizieren nicht vergessen.

Und so sieht es dann in dem Sheet aus:

Schritt 8: Nachricht in Slack posten

Nun noch eine Nachricht in Slack senden und die Kollegen über das Gespräch informieren. Möglicherweise ist der Anrufe ja bereits mit jemanden in Kontakt gewesen.

Es beginnt wieder mit einem Knoten: