​​Zentrale Rufnummern - Ein Anwendungsbeispiel

Viele unserer Kund:innen empfangen ihre eingehenden Anrufe auf einer zentralen Rufnummer. Dabei handelt es sich meistens um genau die eine wichtige Rufnummer, die im Telefonbuch, im Internet oder auf Visitenkarten zu finden ist – und klassischerweise klingelt diese Rufnummer am Empfang, in der Zentrale oder an der Rezeption.

In allen sipgate-Tarifen lässt sich die zentrale Rufnummer problemlos über eine Gruppe mit Zeitprofilen einrichten. So bleiben Sie flexibel, falls sich die Anforderungen ändern – zum Beispiel über die Feiertage, Betriebsferien oder ganz simpel in der Mittagspause. Das Praktische bei sipgate: Sie müssen Ihre Weiterleitungen im Routing nicht für jeden Fall neu einstellen. 

Angenommen, Sie haben eine Agentur und Ihre zentrale Rufnummer führt direkt zum Empfang, dieser ist jedoch gerade nicht besetzt. Was also tun, damit der Anruf nicht verloren geht? Ganz einfach: Sie richten eine Weiterleitung zu einer bestimmten Voicemail oder einer anderen Teilnehmer:in ein. 

  1. Als Admin müssen Sie zunächst in der Accountverwaltung eine Gruppe mit verschiedenen Teilnehmer:innen einrichten, mit der im Arbeitsalltag Anrufe entgegengenommen werden sollen. In diesem Beispiel heißt diese Gruppe “Empfang”. 
  2. Gehen Sie ins Gruppenrouting und klicken Sie auf “Routing bearbeiten”. Im nächsten Schritt müssen Sie den Punkt “Weiterleitung hinzufügen” auswählen. Nun können Sie zwischen einer Weiterleitung auf eine Voicemail oder einer anderen Rufnummer wählen.

    sipgate-hilfecenter-zentralerufnummereinanwendungsbeispiel-gruppenroutingbearbeiten.jpg

  3. Wenn Sie sich für eine Weiterleitung auf eine Voicemail entschieden haben, können Sie nun eine auswählen. Sie haben die Möglichkeit, mehrere individuelle Ansagen zu erstellen, in denen Sie beispielsweise auf Ihre Öffnungszeiten und/oder Betriebsferien hinweisen. Diese individuellen Aussagen können Sie auch direkt über Ihr Telefon einsprechen.
  4. Ihnen stehen zwei Zeitprofile zur Verfügung. Mit den verschiedenen Profilen haben Sie die Möglichkeit, weitere Optionen innerhalb des Routings einzustellen, damit zu bestimmten Zeiten andere Weiterleitungen greifen. So können Sie beispielsweise ihre Öffnungszeiten und Mittagspausen timen. Sie können zudem zwei verschiedene Voicemails einrichten. In der ersten Voicemail könnten Sie zum Beispiel die Anrufbeantworter-Funktion aktivieren, um eingehende Anrufe entgegenzunehmen. In der zweiten Voicemail können Sie eine Nachricht aufspielen, in der Sie auf die Öffnungszeiten hinweisen. Es ist möglich, zudem die Voicemail-Funktion zu deaktivieren. 

sipgate-hilfecenter-zentralerufnummereinanwendungsbeispiel-gruppenroutingbearbeiten-1.jpg

In unserem Beispiel werden die Anrufe auf eine Voicemail umgeleitet. Sie haben auch die Möglichkeit die Weiterleitung auf die Voicemail zu deaktivieren, um ein erhöhtes Nachrichtenaufkommen in Ihrer Abwesenheit zu vermeiden. Alternativ kann auch eine Weiterleitung auf ein anderes Telefon eingerichtet werden. Dazu müssen Sie einfach bei Punkt 2 anstatt einer Weiterleitung auf eine “Voicemail”, eine auf “Kontakt, Gruppe oder Rufnummer” auswählen und schon wird der eingehende Anruf auf ein freies Telefon oder eine andere Rufnummer umgeleitet. 

Sie können Ihre Einstellungen jeder Zeit innerhalb von wenigen Sekunden ändern und an Ihren Arbeitsalltag anpassen. 

Hinweis: Für den Fall, dass Ihre Festnetz-Geräte offline sind, ist es sinnvoll, eine Weiterleitung auf ein mobiles Gerät einzurichten. So sind Sie weiterhin erreichbar, auch wenn zum Beispiel Ihr Internet ausfällt.

War dieser Beitrag hilfreich?