Weiterleitungen für Gruppen einrichten
Routing-Zeitplan für Gruppen erstellen
Als Admin können Sie Weiterleitungen für Gruppen einrichten. Dafür wählen Sie zuerst über die Schritte Accountverwaltung ➔ Gruppen die Gruppe aus, für die Sie eine Weiterleitung einrichten möchten.
Hier können Sie über das Routingdiagramm die gewünschten Weiterleitungen konfigurieren. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können Sie über das Zahnrad eine generelle tages- und uhrzeitabhängige Weiterleitung einrichten.
Dies kann zum Beispiel erforderlich sein, wenn die Gruppe einen regelmäßigen Termin hat, zu dem sie nicht erreichbar ist. Es stehen Ihnen drei Zeitprofile zur Verfügung, mit denen Sie innerhalb und außerhalb ihrer Geschäftszeiten eine Weiterleitung zeitbasierend festlegen können.
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Weiterleitungen einzurichten, wenn der Gruppenanschluss besetzt ist oder wenn nach einer bestimmten Zeit niemand den Anruf annimmt. Geben Sie dazu im Gruppenrouting die gewünschten Szenarien ein und legen zuletzt das Ziel der Weiterleitung fest. Das kann eine beliebige andere Rufnummer oder die Voicemail sein.
Alternativ können Sie auch wartende Anrufe in eine Warteschleife legen.
Wichtig: Bei einer Weiterleitung auf einen anderen Benutzer oder eine andere Gruppe wird auch deren Weiterleitungsregel beachtet. Leitet also Benutzer A nach 20 Sekunden auf Benutzer B sowie nach weiteren 20 Sekunden auf Benutzer C, so kann diese Weiterleitungsregel dadurch unterbrochen werden, wenn Benutzer B selbst eine Weiterleitung nach weniger als 20 Sekunden konfiguriert hat. Weiterhin werden alle Weiterleitungen deaktiviert, wenn eine Warteschleife aktiviert ist. Eine Ausnahme besteht bei der direkten Weiterleitung. Diese bleibt weiterhin aktiv.
Automatische Weiterleitungen an Feiertagen für Gruppen einrichten
Sie können nicht nur bestimmte Zeitprofile für Gruppen einrichten, sondern auch eine automatische Weiterleitung an Feiertagen. Dabei wird das bereits eingestellte zeitbasierte Routing beibehalten und nach dem Feiertag automatisch wieder verwendet.
Mit dem Feiertagsprofil können Sie praktische Vorlagen für die Feiertage in Ihrem jeweiligen Bundesland nutzen, um das Routing im Voraus zu konfigurieren. Dadurch werden eingehende Anrufe an diesen Tagen sofort auf die Voicemail mit einer individuellen Ansage weitergeleitet.
Als Administrator können Sie das Feiertagsprofil für eine Gruppe einrichten. Gehen Sie wie folgt vor: Gruppe ➔ Routing bearbeiten ➔ Feiertagsprofil ➔ Feiertagsprofil hinzufügen.
Danach wählen Sie in einem Dropdown-Menü Ihr Bundesland aus. Dort werden die Feiertage für Ihr Bundesland für das kommende Jahr angezeigt und automatisch aktualisiert. Klicken Sie auf Weiter, um die Einstellungen zu speichern.
Im nächsten Schritt können Sie eine Ansage für die Voicemail-Weiterleitung festlegen. Sie haben die Möglichkeit, entweder unsere vorgefertigten Ansagevorlagen zu verwenden oder eine eigene Ansage hochzuladen.
Speichern Sie die ausgewählte Ansage und beenden Sie die Bearbeitung. Damit haben Sie erfolgreich ein Feiertagsprofil für die Gruppe eingerichtet. Das Profil wird automatisch aktiviert und gilt ganztägig, sodass keine weiteren Einstellungen erforderlich sind.
Hinweis: Zurzeit können Sie das Feiertagsprofil nicht für einzelne Benutzer:innen, sondern nur für Gruppen einrichten.
Update vom: 16. Mai 2023