Wie richte ich Sprachmenüs (IVR) mit Sprach-, Anruf- und Telefonmenü ein?
Mit einem Sprachmenü oder IVR (Interactive Voice Response) können Sie als Admin Anfragen automatisiert beantworten oder Anrufe vorab selektieren und weiterleiten. Sie haben die Möglichkeit, bis zu zehn unterschiedliche Ansagen mit individuellen DTMF-Tastentönen zu hinterlegen oder Anrufende innerhalb des Accounts an beliebige Benutzer:innen, Gruppen, Endgeräte oder andere Sprachmenüs weiterzuleiten.
Wenn Sie einen sipgate Account mit dem Tarif business L oder business XL haben, steht Ihnen automatisch das Sprachmenü zur Verfügung. Die Anzahl der Sprachmenüs ist auf Ihren Account zugeschnitten.
IVR Sprachmenü anlegen
In der Accountverwaltung finden Sie unter der Kachel IVR|Sprachmenüs das Menü zur Einstellung. Klicken Sie auf den Button IVR anlegen rechts oben.
Jetzt tragen Sie zuerst die allgemeinen Daten des Sprachmenüs ein: den Namen und die dazugehörige Rufnummern. Sie können auch Gruppen zuweisen.
Im nächsten Schritt sehen Sie eine Übersicht des Sprachmenüs. Hier können Sie entweder eine Ansage über den Menüpunkt Click2Record einsprechen oder eine bereits bestehende MP3-Datei hochladen. Es gibt zwei Arten von Ansagen: Die Ansage für das Sprachmenü, bei der Sie Ihren Anrufenden mitteilen, welche Taste für welche Information gedrückt werden soll und die Ansagen mit den eigentlichen Informationen (z.B. Öffnungszeiten). Letzteres stellen Sie mit einem mehrstufigen Sprachmenü ein. Nach dem Abspielen der Information wird die anrufende Person zurück in das Sprachmenü geleitet und kann dort weitere Aktionen ausführen. Unter dem Wahlmenü sehen Sie die verfügbaren Tasten und können diese explizit Benutzer:innen zuweisen.
Tipp: Sie können gerne eine Ansage mehrmals in Ihrem IVR/Sprachmenü abspielen lassen.
IVR|Sprachmenü-Ansage nachträglich anpassen
Natürlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ansage jederzeit anzupassen, ohne extra ein neues Sprachmenü einzurichten. Gehen Sie in der Accountverwaltung auf IVR|Sprachmenü und wählen Sie anschließend das entsprechende Sprachmenü aus. Dann klicken Sie auf ändern. Jetzt können Sie entweder eine neue Ansage über den Menüpunkt Click2Record einsprechen oder eine bereits bestehende MP3-Datei hochladen.
Weiterleitung bei ausbleibender Zieleingabe
In manchen Fällen kann es sein, dass Anrufende die passende Taste zur Weiterleitung nicht finden beziehungsweise sie die Ansagen im Sprachmenü nicht verstehen. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, die Anrufer:innen zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch auf ein definiertes Ziel weiterzuleiten. Hierzu einfach über die Accountverwaltung im IVR/Sprachmenü das entsprechende Sprachmenü auswählen. Anschließend unter Weiterleitung bei ausbleibender Zieleingabe eingeben, nach wie vielen Wiederholungen der Ansage wohin, z.B Benutzer, Gruppe, Telefon ohne Benutzer, andere IVR oder externe Rufnummer, weitergeleitet werden soll.