Einrichtung und Nutzung vom Webfax

Mit sipgate können Sie Faxnachrichten bequem in Ihrem Account empfangen und versenden, ohne ein externes Faxgerät nutzen zu müssen. Die Faxe erhalten Sie direkt von unserem Server im PDF-Format. Bei eingehenden Nachrichten werden Sie über die Ereignisliste und per E-Mail benachrichtigt.

Einrichtung des Web-Faxanschlusses

Um in Ihrem Account einen Faxanschluss einzurichten, weisen Sie den ausgewählten Benutzer:innen unter Meine Telefonie und eine Telefonie eine Rufnummer zu.

Scrollen Sie dazu bis zum Menüpunkt Faxversand von [Benutzer:in] und wählen dort Routing bearbeiten. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, eine vorhandene Rufnummer für das Faxgerät der ausgewählten Benutzer:in einzutragen.

Mit einem Klick auf das Feld Faxversand von [Benutzer:in] können Sie außerdem eine Kopfzeile einstellen und einen Sendebericht aktivieren.

Auch für Gruppen können Sie einen Faxanschluss einrichten, indem Sie in der Accountverwaltung auf Gruppen klicken.

Unter dem Menüpunkt Fax wählen Sie die eingehende Rufnummer sowie die Absenderrufnummer aus. Dann sind Sie mit allen Gruppenteilnehmer:innen per Fax erreichbar. Außerdem können Sie hier auch eine Kopfzeile setzen.

Faxe versenden

Der Faxversand funktioniert direkt in Ihrem Account unter Meine Telefonie und dann unter dem Punkt Fax. Hier tragen Sie den Namen des gespeicherten Kontaktes oder eine Rufnummer für die Empfänger:in ein und können sowohl ein Anschreiben als auch eine PDF anhängen.

Unten auf der Seite können Sie entscheiden, ob Sie das Fax direkt senden, zu einem geplanten Zeitpunkt verschicken oder als Entwurf speichern möchten.

Bei dem Anschreiben haben Sie die Möglichkeit, Briefpapier zu verwalten und neu zu erstellen. Einstellen können Sie dabei sowohl Absender und Empfänger als auch den Betreff, das Datum und den Text. Zudem besteht die Möglichkeit, eine individuelle Unterschrift hochzuladen oder eine Notiz hinzuzufügen.

Benachrichtigungen bei eingehenden Faxnachrichten

Um bei eingehenden Faxnachrichten benachrichtigt zu werden, stellen Sie dazu unter Meine Telefonie und Benachrichtigungen eigene Filter ein.

Mit einem Klick auf Neuen Filter erstellen legen Sie unter Filterkriterien für Faxe fest, für welche Events Sie benachrichtigt werden möchten.

Unter dem Menüpunkt Aktionen haben Sie die Auswahl zwischen E-Mail oder SMS-Benachrichtigungen. Darüber hinaus können Sie Faxe mit Labels versehen, archivieren oder unwiderruflich löschen.

Wenn Sie Faxe empfangen möchten, können Sie das nur auf den dem Faxversand zugeordneten Rufnummern tun. Ansonsten erhalten Sie in Ihrer Ereignisliste die Meldung Verpasster Anruf.

Fax wartet

Wenn Sie ein Fax für einen späteren Versand eingerichtet haben, dann wird dieses Fax bis zu diesem Zeitpunkt in Ihrer Ereignisliste als Fax wartet angezeigt.

Fehler und Lösungen

Fehler: Versand fehlgeschlagen
Ursache 1: Rufnummer mit mehr als 16 Zeichen eingetragen (Eingabefeld ist nicht sinnvoll limitiert)
Lösung 1: Rufnummer prüfen und korrekt eintragen
Ursache 2: Rufnummer ohne Vorwahl eingetragen
Lösung 2: Rufnummer prüfen und korrekt mit Vorwahl eintragen
Ursache 3: Sie haben keine PDF-Datei hinterlegt
Lösung 3: Rufnummer eintragen und PDF hochladen