Voicemail: Ihr intelligenter Anrufbeantworter

Die sipgate Voicemail ist nichts Anderes als ein kostenloser intelligenter Anrufbeantworter für Ihren sipgate Telefonanschluss. Wenn Sie einen Anruf gerade nicht annehmen können, kommt die Voicemail ins Spiel. Sie haben die Möglichkeit, eine individuelle Ansage aufzunehmen oder sich einer Standard-Ansage ohne Aufnahme zu bedienen. Anrufer:innen haben so die Möglichkeit, für bestimmte Zeiträume eine Nachricht zu hinterlassen. Diese Nachricht wird als Audio- und Textdatei gespeichert und den Benutzer:innen per Mail zugeschickt. Hier finden Sie eine Übersicht der Voicemail-Funktionen von sipgate: 

  • Rufannahme, wenn Telefon offline und/oder nicht erreichbar ist
  • Rufannahme für bestimmte Zeiträume und Telefonnummern
  • Aufzeichnungsdauer der eingehenden Anrufe von bis zu zwei Minuten
  • Ansage mit oder ohne Aufzeichnung 
  • Ansagedauer beträgt maximal 180 Sekunden (Click2Record)
  • Kostenlos von jedem sipgate Anschluss abhörbar
  • Fernabfrage ist von jedem Telefon aus möglich
  • Aufnehmen persönlicher Ansagen per Telefon oder per Mp3-Upload
  • Kostenlose Benachrichtigung per E-Mail mit optionalem Dateianhang der Nachricht im Mp3-Format
  • Benachrichtigung über eingegangene Anrufe per E-Mail, SMS oder Fax

Sprachansagen für Benutzer:innen und Gruppen anlegen

Als Benutzer:in können Sie selbst festlegen, ob Sie die Standardansage bei eingehenden Anrufen in Ihrer Abwesenheit abspielen lassen möchten oder stattdessen eine individuelle Sprachansage einstellen wollen. Wenn Sie sich für eine eigene Ansage entscheiden, können Sie diese entweder direkt im Account aufsprechen (Click2Record) oder eine MP3-Datei hochladen. Klicken Sie dazu unter Meine Telefonie auf Voicemail und Ansage.

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Die Ansagen in Gruppen verändern Sie als Admin in der Accountverwaltung im Menüpunkt Gruppen. Klicken Sie nun auf den Unterpunkt Voicemail. Mit einem Klick auf + Voicemail  können Sie unter Ansage eine persönliche Nachricht aufsprechen oder eine bereits aufgenommene MP3-Datei hochladen. Die MP3-Datei muss kleiner als 10 MB sein. 

 

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Es gibt außerdem die Möglichkeit, die Voicemail unter Meine Telefonie und Telefonie einzustellen. Sie können in Ihrem Routing-Diagramm einrichten, zu welchem Zeitpunkt die Voicemail greifen soll und welche Ansage abgespielt wird. Klicken Sie auf Routing bearbeiten und dort unter Weiterleitung hinzufügen auf Voicemail hinzufügen. Für spätere Änderungen nutzen Sie das Zahnrad.

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So werde ich über eingehende Voicemails benachrichtigt

Über eingehende Voicemails können Sie sich per E-Mail oder per SMS benachrichtigen lassen. Sie können außerdem festlegen, ob einzelne Benutzer:innen oder eine gesamte Gruppe informiert werden sollen. Klicken Sie unter Meine Telefonie auf Voicemail. Unter dem Menüpunkt Benachrichtigungen können Sie eine E-Mail-Adresse hinterlegen.

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Eine andere Möglichkeit ist, unter Meine Telefonie bei Benachrichtigungen Filter einzustellen. Mit einem Klick auf Neuen Filter erstellen können Sie eintragen, bei welchem Ereignis –  bei einem Anruf, Voicemail oder SMS – Sie informiert werden möchten.

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Einen Schritt weiter stellen Sie ein, wie Sie bei dem ausgewählten Ereignis benachrichtigt werden. Entweder richten Sie die E-Mail-Benachrichtigungen ein oder wählen die SMS-Benachrichtigung aus. In beiden Fällen müssen Sie im Drop-Down-Menü eintragen, wohin die Benachrichtigung geschickt werden soll.

Voicemails abhören

Die sipgate Voicemail bietet Ihnen die Möglichkeit, die hinterlassenen Nachrichten von jedem beliebigen Telefon auch außerhalb Ihres Accounts abzurufen. Dazu benötigen Sie eine PIN, die Sie ganz einfach für eine oder mehrere Voicemails festlegen können.

  • Mit einem Klick auf den Voicemail-Eintrag klappt sich das Menü mit detaillierten Informationen zu Ihren eingegangenen Nachrichten auf.
  • Hier können Sie die Nachrichten abhören, downloaden oder die Anrufer:innen zurückrufen. Außerdem finden Sie hier die Abschrift der hinterlassenen Nachricht sowie die Möglichkeit, die Anrufer:innen in Ihre Kontakte zu übernehmen.

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Kostenloses Abrufen über Ihr sipgate Telefon

Um Ihre persönliche Voicemail abzuhören, rufen Sie die kostenlose Telefonnummer 55000 an. Jede Gruppenvoicemail hat darüber hinaus eine eigene Telefonnummer (z.B 55004) zum Abruf. Sie finden diese in den Voicemail-Einstellungen der Gruppe.

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Mit folgenden Befehlen können Sie die Voicemail steuern:

  • Drücken Sie die 3, um Ihre Nachricht abzuhören
  • Drücken Sie die 4, um Ihre Nachricht zu löschen
  • Drücken Sie die * Taste, um zurück ins Hauptmenü zu gelangen

Die PIN:

  • Klicken Sie oben rechts in der Navigation auf Meine Telefonie 
  • Wählen Sie anschließend im linken Navigationsbaum Voicemail
  • Geben Sie dann im Bereich PIN eine persönliche PIN ein und klicken Sie auf OK
  • Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Rufnummern festzulegen, mit denen ein Abruf auch ohne PIN möglich ist
  • Klicken Sie dazu unter Voicemail auf das + im Bereich Abruf ohne PIN, tragen Sie dort die gewünschte Rufnummer ein und klicken Sie auf OK