Wie richte ich Servicezeiten (Zeitfilter), Feiertags- und Abwesenheitsprofile (Datumsfilter) im Call Center ein?

In diesem Artikel finden Sie Informationen dazu, wie Sie die Servicezeiten (Zeitfilter), Feiertags- und Abwesenheitsprofile (Datumsfilter) in Ihrem Callcenter einrichten können. Während dieser Zeiten wird das Callcenter-Routing aktiviert; außerhalb der Arbeitszeiten erhalten Anrufende eine entsprechende Ansage.

Tipp: Dieser Artikel fasst Informationen zur Konfiguration des Call Centers bei sipgate zusammen und bietet eine Erklärung zur Funktionsweise des Call Center-Routings.

Servicezeit (Zeitfilter) einrichten

Im ersten Schritt gehen Sie in der Accountverwaltung auf Call Center und wählen das gewünschte Routing aus. sipgate-Hilfecenter-CallCenterneu2.1.pngIm nächsten Schritt klicken Sie auf Zeitfilter und dann auf Zeiten bearbeiten, um die Servicezeiten anzupassen.sipgate-Hilfecenter-CCServicezeiten1.pngIm Graph können Sie die Servicezeiten festlegen, indem Sie auf den gewünschten Tag klicken und den blauen Balken beliebig für Ihre Arbeitszeiten verschieben. Gehen Sie auf das Stift-Symbol, um Ihre erstellten Zeitprofile umzubenennen. Klicken Sie danach auf Speichern.sipgate-Hilfecenter-CC-Servicezeiten3.png

Tipp: Nachdem Sie die Servicezeiten für einen Tag festgelegt haben, können Sie auf das Kopieren-Symbol unter diesem Tag klicken und diese Zeiten direkt auf andere Tage übertragen. Dadurch wird eine schnelle Einrichtung von Zeitprofilen ermöglicht, wenn sich Ihre Servicezeiten wiederholen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, während der Erstellung von Zeitprofilen die Ansicht in eine Tabellenansicht zu ändern.sipgate-Hilfecenter-CC-Servicezeiten10.pngIn der Tabellenansicht können Sie Zeitprofile einfach mit dem Button Zeitspanne hinzufügen erstellen. Um die Zeiten anzupassen, klicken Sie auf das Uhr-Symbol und setzen Sie Häkchen bei den entsprechenden Tagen. Zum Abschluss klicken Sie auf Speichern.sipgate-Hilfecenter-CC-Servicezeiten5.pngNachdem Sie die Zeitprofile hinzugefügt haben, greift das Call Center Routing während der festgelegten Servicezeiten. Außerhalb dieser Arbeitszeiten wird den Anrufenden eine entsprechende Ansage abgespielt.

Abschließend können Sie die Ansage bearbeiten oder eine Weiterleitung einrichten, indem Sie auf die entsprechende Kachel klicken und Weiterleitung ändern auswählen. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine Standardansage auszuwählen oder eine eigene Audio-Datei (bis zu 10 MB im MP3-Format) hochzuladen oder eine Rufnummer/einen Kontakt für die Weiterletung anzugeben. sipgate-Hilfecenter-CCServicezeiten1.png

Feiertags- und Abwesenheitsprofile (Datumsfilter) einrichten

Sie können nicht nur bestimmte Zeitprofile für Ihr Call Center einrichten, sondern auch eine automatische Weiterleitung an Feiertagen und/oder bei verschiedenen Abwesenheiten (Urlaub, Betriebsferien, Fortbildungen). Dabei wird das bereits eingestellte zeitbasierte Routing beibehalten und nach dem Feiertag/der Abwesenheit automatisch wieder verwendet. Mit dem Feiertagsprofil können Sie praktische Vorlagen für die Feiertage in Ihrem jeweiligen Bundesland nutzen, um das Routing im Voraus zu konfigurieren. 

Hierfür gehen Sie zum Abschnitt Datumsfilter im Call Center-Routing.sipgate-Hilfecenter-Feiertage1.png

Wählen Sie im nächsten Schritt die Art der Abwesenheit aus.

sipgate-Hilfecenter-CallCenterneu2.5.pngEs gibt bereits vordefinierte Templates für Feiertage in verschiedenen Bundesländern. Bitte wählen Sie Ihr Bundesland aus. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, nur bestimmte Feiertage für Ihr Call Center-Routing durch Setzen eines Häkchens auszuwählen.sipgate-Hilfecenter-CallCenterneu2.7.pngAbschließend, ähnlich wie bei den Servicezeiten, können Sie entweder eine Standard-Ansage verwenden, eine personalisierte Ansage hochladen (eine MP3-Datei bis 10 MB) oder eine Weiterleitung einrichten.

app.sipgate.com_routing (19) Kopie.pngAn derselben Stelle im Routing können Sie zusätzlich das Abwesenheitsprofil, beispielsweise für Ihren Urlaub, erstellen.

sipgate-Hilfecenter-CallCenterneu2.9.pngGeben Sie dem neuen Profil einen Namen und wählen Sie einen Zeitraum aus. Sie können für eine Abwesenheit auch gleichzeitig mehrere Zeiträume eingeben.

sipgate-Hilfecenter-CallCenterneu3.pngAbschließend geben Sie auch hier an, ob in dem Zeitraum eine Ansage abgespielt werden soll oder der Anruf an eine Nummer/einen Kontakt weitergeleitet werden soll.

Die konfigurierten Datumsprofile sehen im Call Center-Routing so aus wie auf dem folgenden Screenshot, und sie können jederzeit durch einen Klick auf die jeweilige Kachel geändert werden.sipgate-Hilfecenter-Feiertag12.png


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