# Wie hinterlege ich Geschäftszeiten bei einem Sprachmenü (IVR)?

Mit einem Sprachmenü (IVR) leiten Sie Anrufer:innen per Tastendruck an die richtige Stelle. Außerdem können Sie außerhalb Ihrer Öffnungszeiten automatisch eine Ansage mit Hinweisen (z. B. Öffnungszeiten) abspielen.

#### **Wann ist das sinnvoll?**

* Sie möchten Anrufer:innen schnell zu Vertrieb, Support oder Buchhaltung leiten.
* Sie möchten nach Feierabend eine feste Ansage abspielen lassen.

#### **Voraussetzungen**

* Eine freie Rufnummer (nicht die zentrale Rufnummer).
* Text für die Ansage außerhalb der Geschäftszeiten (zum Aufnehmen oder als MP3).

#### **Schritt-für-Schritt-Anleitung**

**1. Rufnummer für das Sprachmenü zuweisen**

1. Wählen Sie eine **freie Rufnummer** aus (nicht die **zentrale Rufnummer**).
2. Hinterlegen Sie diese Nummer in der **IVR** (Sprachmenü).\
   \&#xNAN;***Hinweis:** Die Nummer dient nur zur Weiterleitung auf das Sprachmenü.*

**2. Gruppe mit zentraler Rufnummer anlegen**

1. Legen Sie eine **neue Gruppe** an (z. B. „Zentrale“).
2. **Weisen Sie der Gruppe die zentrale Rufnummer** zu (diese Nummer rufen Kund:innen an).

**3. Voicemail für außerhalb der Zeiten vorbereiten**

1. **Voicemail für die Gruppe aktivieren.**
2. **Ansage hinterlegen:** Text aufnehmen oder **MP3 hochladen**\
   (Inhalt: Öffnungszeiten, alternative Kontaktwege, Rückrufhinweis).

**4. Gruppenrouting auf IVR während der Öffnungszeiten stellen**

1. Öffnen Sie **Gruppenrouting > Bearbeiten**.
2. Unter **Weiterleitungsregeln** tragen Sie bei **Sofort** die **IVR-Rufnummer** ein\
   (die aus Schritt 1).\
   → **Ergebnis:** Während der definierten Zeiten gehen Anrufe direkt ins Sprachmenü.

**5. Geschäftszeiten definieren**

1. Aktivieren Sie **Weiterleitung nur zu bestimmten Zeiten**.
2. Tragen Sie Ihre **Öffnungszeiten** ein (Tage & Uhrzeiten).

**6. Außerhalb der Zeiten zur Voicemail leiten**

1. Setzen Sie den Haken bei **Außerhalb der definierten Zeiten sofort auf dieses Ziel weiterleiten**.
2. Wählen Sie im **Dropdown** die **Voicemail** mit der zuvor hinterlegten Ansage.\
   → **Ergebnis:** Nach Feierabend läuft automatisch Ihre Ansage.

**Typische Anwendungsfälle**

* **Tastenmenü (während der Öffnungszeiten):**\
  „Drücken Sie 1 für Vertrieb, 2 für Support, 3 für Buchhaltung.“
* **Außerhalb der Öffnungszeiten:**\
  „Sie erreichen uns Mo–Fr 9–17 Uhr. Bitte schreiben Sie uns eine E-Mail an …“

**Hinweise & Tipps**

* **Kurz & klar formulieren:** Max. 10–15 Sek. pro Option.
* **MP3-Format:** Verwenden Sie eine gut verständliche Aufnahme, moderate Lautstärke.
* **Testanruf:** Nach dem Einrichten testweise während und außerhalb der Zeiten anrufen.
* **Fehlerbild „Schleife“:** Prüfen Sie, ob die **zentrale Rufnummer** wirklich der **Gruppe** zugewiesen ist und die **IVR-Rufnummer** nur als Ziel in den **Weiterleitungsregeln** steht.