Wie nutze ich den sipgate AI Assist in Verbindung mit Hubspot, Slack & Google Sheet?

Anleitung zur Nutzung von sipgate AI Assist mit HubSpot, Slack und Google Sheets via Zapier-Webhooks.

Voraussetzung

AI Assist ist ausschließlich in der sipgate App verfügbar, die in Verbindung mit der sipgate Cloud Telefonanlage eingesetzt wird.

Der Webhook kann lediglich von Administratoren des sipgate Kontos eingestellt werden und gilt nur für Channels. Folglich wird in sipgate ein Channel mit Rufnummer benötigt.

Bei Zapier wird ein Tarif mit Webhooks benötigt und in Hubspot muss die API verfügbar sein.

Hinweis: Aktuell befindet sich diese Funktion in der App im Beta-Status, ist also über "Labs" in den Einstellungen zu finden, wenn Sie zu den Beta-Testern gehören. Nach dem Release wird die Funktion dann unter AI-Funktionen aufgeführt werden.

Schritt 1: Webhook in Zapier erzeugen

Nachdem Sie in Zapier angemeldet sind, erzeugen Sie über "+ Create" oben Links einen neuen Zap:

01-ZapierCreate.png

Schritt 2: Trigger einrichten

In dem neuen Zap wählen Sie dann den ersten Trigger aus:

02-ErsterTrigger.png

Wählen Sie Webhooks für diesen Trigger:

03-ErsterTriggerWebhooks.png

Den Trigger event auf "Catch Raw Hook" stellen:

04-CatchRawHook.png

Nach Klick auf "Continue" geht es dann zu dem Webhook, diesen per "Copy" in den Zwischenspeicher holen:

05-CopyHook.png

Schritt 3: Webhook im AI Assist hinterlegen

Den Webhook nun in der sipgate App unter "AI Assist Webhook" eintragen und Format "VCON" auswählen:

06-AIassistHook1.png

07-AIassistHook2.png.png

Speichern nicht vergessen.

Schritt 4: Trigger Testen

Dazu zunächst einen Anruf über einen Channel in Ihrem Konto führen und die Zusammenfassung des Gesprächs in der sipgate App abwarten.

08-sipgateAppZusammenfassung.png

Zurück in Zapier kann der Trigger per Klick auf "Test trigger" ausprobiert werden. Daraufhin werden die geführten Gespräche als "records" aufgelistet. Das erste Telefonat zum Beispiel als "request A". Wählen Sie einen Datensatz aus und gehen per "Continue with selected record" weiter.

09-WeiterMitRecord.png

Schritt 5: Datenfelder extrahieren

Die übermittelten Daten liegen in einem Rohformat vor und können im nächsten Schritt mit "low code" in Datenfelder gewandelt werden:

10-CodeAuswaehlen.png

In diesem Beispiel kommt Python zum Einsatz, aber es kann auch JavaScript gewählt werden.

11-CodeDefinieren.png

Um die Datenstruktur zu erfahren, wechselt man einfach mal in den "Test" und kann sich die Daten auch gleich in den Zwischenspeicher legen:

13-RohdatenZwischenspeichern.png

Damit das ganze übersichtlicher wird, können die Daten aus dem Zwischenspeicher in einen Editor eingefügt und hierarchisch formatiert werden. Ein Editor der JSON versteht ist dabei hilfreich, um das ganze farblich zu unterstützen.

14-FelderVorbereiten.png

Wenn die gewünschten Felder bestimmt wurden, können diese im Code gefüllt werden:

15-BeispielCodePython.png

In diesem Beispiel mit Python ist das:

# Let python understand JSON
import json
Parse the raw_body string into a dictionary
raw_body_dict = json.loads(input_data['raw_body'])
Now you can access the fields in Zapier
return {'uuid': raw_body_dict['uuid'],
'created_at': raw_body_dict['created_at'],
'updated_at': raw_body_dict['updated_at'],
'subject': raw_body_dict['subject'],
'agent': raw_body_dict['parties'][0]['tel'],
'customer': raw_body_dict['parties'][1]['tel'],
'start': raw_body_dict['dialog'][0]['start'],
'duration': raw_body_dict['dialog'][0]['duration'],
'analysis': raw_body_dict['analysis'][0]['body'],
'channel': raw_body_dict['tags']['channel_name'],
'direction': raw_body_dict['tags']['direction']
}

Per "Continue" und "Test step" auf der folgenden Seite sieht man nun die gefüllten Felder:

16-FelderMitDaten.png

Den Knoten publizieren und dann zum nächsten Punkt.

Schritt 6: Anruf in Hubspot protokollieren

Schritt 6.1: Kontakt finden

Da es darum geht, einen Anruf zu erfassen, ist erst ein Mal der Ansprechpartner in Hubspot zu finden. Dies kann mit einem fertigen Template umgesetzt werden.

Also einen weiteren Knoten anfügen:

17-AddStep.png

Hubspot auswählen:

Im folgenden Schritt das "Action Item" auf "Find Contact" stellen und dann mit "Continue" weiter gehen.

19-ActionEventFindContact.png

In den Metadaten des Anrufs ist die Rufnummer des Kontakts enthalten, die als Suchkriterium genutzt werden kann. Dafür wird in diesem Beispiel auf die "Property" "Contact information : Phone Number" und "Contact information : Calculated Phone Number in International Format" zugegriffen. In den Feldern für die Werte ist ein "+" vorangestellt.

20-FindContactProps.png

Mit "Continue" weiter um "Test step" auszuführen. Wenn der Kontakt gefunden wird, sieht es so aus:

21-KontaktGefunden.png

Schritt 6.2: Call loggen

Nun geht’s weiter mit dem erstellen des Logs. Dazu einen weiteren Knoten anfügen:

22-4terKnoten.png

Das nötige "Action event" im Hubspot-Template "Create Engagement":

23-CreateEngagement.png

Nun die Details festlegen

241-EngagementDetails.png

Die Kontakt ID zu bestimmen ist etwas versteckt:

242-EngagementDetails.png

243-EngagementDetails.png

Mit "Continue" und "Test step" ergibt sich folgendes:

25-EngagementTest.png

Zum Schluss über den Button "Publish" bestätigen. Und so erscheint es dann in Hub:

26-Hubspot Kopie.png

Schritt 7: Google Sheet pflegen

Danach soll eine Tabelle mit dem Anruf ergänzt werden, zwecks spätere Auswertung.

Also einen weiteren Knoten anlegen:

27-5terKnoten.png

Als Template kommt hier Google Sheets zum Einsatz:

28-TemplateGoogleSheet.png

Das gewählte "Action event" ist "Create Spreadsheet Row at Top". Es fügt unter der Kopfzeile eine Leere Zeile ein und füllt diese dann mit den Daten.

29-ChooseEvent.png

Im nächsten Schritt wird dann Ort, File, Sheet ausgewählt und die Felder auf die Spalten gemappt:

30-gSheetMapping.png

Dann wieder auf "Continue" und "Test step":

31-gSheetTest.png

Ach ja, Publizieren nicht vergessen.

Und so sieht es dann in dem Sheet aus:

32-gSheet.png

Schritt 8: Nachricht in Slack posten

Nun noch eine Nachricht in Slack senden und die Kollegen über das Gespräch informieren. Möglicherweise ist der Anrufe ja bereits mit jemanden in Kontakt gewesen.

Es beginnt wieder mit einem Knoten:

33-6terKnoten.png

Template Slack wählen:

34-TemplateSlack.png

Dann "Send Channel Message" als Event und das Slack-Konto einstellen:

35-SlackChannelKto.png

Nun den Channel wählen und die Nachricht "Message" aufbereiten:

36-SlackDetails.png

Dann "Continue" und "Test step" wie gewohnt:

37-SlackTest.png

Und das Ergebnis in Slack:

38-Slack.png