So legen Sie eine Gruppe bei sipgate an – User zusammenfassen, Rufnummern vergeben, Begrüßung und Warteschleife einrichten.
Die Funktion Gruppen steht nur Kund:innen auf sipgate classic zur Verfügung. Auf sipgate neo ist sie in anderer Form integriert.
In Ihrem sipgate-Account können Sie als Admin mehrere User z.B. aus einer Abteilung oder aus einem Projekt in Gruppen zusammenfassen. Jede angelegte Gruppe kann dabei mit einer eigenen Rufnummer oder Durchwahl verknüpft werden. Um eine Gruppe anzulegen, gehen Sie in die Gruppenverwaltung. Dort können Sie über den Button Gruppe hinzufügen neue Gruppen in den Account einbinden.
Anschließend können Sie jeder Gruppe einen passenden Namen vergeben. Wenn Sie auf eine erstellte Gruppe klicken, können Sie über den Menüpunkt Teilnehmende User hinzufügen und wieder entfernen. Die Anzahl der User einer Gruppe ist aus technischen Gründen auf 20 beschränkt.
Über das Gruppenrouting legen Sie schließlich fest, welche Rufnummer für die Gruppe vergeben soll und welche Geräte bei einem Anruf auf die Gruppenrufnummer klingeln. Sie haben hier die Möglichkeit, mehrere Endgeräte zu verknüpfen, auf die der Anruf simultan durchgestellt wird.
Wenn Sie Anrufende mit einer persönlichen Ansage empfangen möchten, können Sie eine eigene Begrüßung anlegen. So können Sie Ihr individuelles Branding auch auf die Telefonanlage übertragen.
Durch das Aktivieren einer Warteschleife können Anrufende bei hohem Anrufaufkommen aufgefangen und sobald User der Gruppe frei sind, durchgestellt werden.
Analog zum User-Routing, können auch die Gruppen mit zeitbasierten Routings ausgestattet werden. Mit den Zeitprofilen sind Sie in der Lage, das Routing zu verschiedenen Zeiten auf unterschiedliche Rufnummern zu leiten.
Außerdem besitzen auch Gruppen ein eigenes Fax. Faxe, die für die gesamte Gruppe wichtig sind, können so über die Gruppenrufnummer gesendet und empfangen werden.
Für jede Gruppe existiert weiterhin eine eigene Ereignisliste. Diese wird mit allen Gruppenmitgliedern geteilt. Sie haben hier die Möglichkeit, Notizen zu den einzelnen Ereignissen, z.B. erledigte Rückrufe bei verpassten Anrufen, zu hinterlegen, die für alle Mitglieder der Gruppe einsehbar sind.
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