Wissensdatenbank

Zusätzlich zu einzelnen Kundenfragen können Sie Ihrem AI Agent eine Wissensdatenbank mit eigenen Inhalten bereitstellen, etwa FAQs oder Produktinformationen.

Der Agent nutzt diese Inhalte, um Anfragen besser zu verstehen und passende Antworten abzuleiten. Die Wissensdatenbank kann jederzeit erweitert oder aktualisiert werden.

Dokumente für die Wissensdatenbank optimal vorbereiten

Damit Ihr AI Agent die hochgeladenen Dokumente bestmöglich verarbeiten kann, sollten Sie bei der Vorbereitung folgende Dinge beachten.

Struktur & Format

• Nutzen Sie eine klare Gliederung mit aussagekräftigen Überschriften

• Verwenden Sie Fließtext statt eingescannter Dokumente

• Vermeiden Sie Tabellen nach Möglichkeit oder wandeln Sie diese in Fließtext um

Unterstützte Formate: PDF, TXT, DOCX, Markdown, PPTX, XLSX, PNG und JPEG. Pro Upload ist eine Datei mit maximal 10 MB möglich.

Inhaltliche Optimierung

• Bei umfangreichen Inhalten teilen Sie diese auf mehrere thematische Dokumente auf

• Automatisch generierte Dokumenttitel können Sie jederzeit umbenennen – aussagekräftige Titel erleichtern die spätere Übersicht

• Vermeiden Sie Dopplungen mit bereits hinterlegten Kundenfragen

Wie sieht ein gutes Dokument aus?

Gut geeignet:

• Reine, klar strukturierte Textdokumente mit eindeutigem Thema, weil der AI Agent Text besonders zuverlässig auswerten kann

• Aussagekräftige Überschriften pro Abschnitt

• Dateien mit kopierbarem Text, zum Beispiel Markdown oder PDF

Weniger geeignet:

• Inhalte, die hauptsächlich aus Tabellen, Bildern oder Grafiken bestehen

• Eingescannte PDFs, bei denen Text nur als Bild vorliegt

Hinweise:

• Laden Sie in die Wissensdatenbank keine Prozessbeschreibungen oder Verhaltensanweisungen für den AI Agent hoch. Solche Abläufe gehören in Playbooks, weil Playbooks Gesprächsschritte und Verhalten gezielt steuern. Inhalte aus der Wissensdatenbank können dafür nicht als Prozessanweisung ausgelesen werden.

• Hinterlegen Sie in der Wissensdatenbank nur Informationen, die auch an Anrufende weitergegeben werden dürfen. Der AI Agent kann Inhalte aus der Wissensdatenbank im Gespräch verwenden. Vertrauliche, interne oder nicht zur Veröffentlichung bestimmte Informationen gehören daher nicht in die Wissensdatenbank.

Wissensdatenbank erweitern und aktualisieren

Die Wissensdatenbank Ihres AI Agents lässt sich jederzeit erweitern und aktualisieren. Wenn sich Inhalte ändern, laden Sie die aktualisierte Version manuell hoch. Neue oder geänderte Dokumente werden anschließend in zukünftigen Gesprächen berücksichtigt.

Wenn Antworten unvollständig oder unpassend wirken, laden Sie das Dokument herunter oder bearbeiten Sie es in der Originalquelle. Laden Sie anschließend die aktualisierte Version in die Wissensdatenbank hoch und löschen Sie das alte Dokument.

Hinweis: Wenn der AI Agent in einzelnen Gesprächen unpassende Informationen verwendet, kann die sipgate Kundenbetreuung prüfen, welches Wissensdokument im jeweiligen Anruf herangezogen wurde. Halten Sie dafür Datum und Uhrzeit des Anrufs bereit.

Wissensdatenbank vs. Playbooks – Was ist der Unterschied?

Die Features erfüllen unterschiedliche Funktionen.

Wissensdatenbank: Bestimmt, was der AI Agent sagen kann.

Also welche Informationen, Fakten und Antworten ihm zur Verfügung stehen.

Playbooks: Legen fest, wie der AI Agent vorgeht .

Also welche Schritte in einem Gespräch durchlaufen werden, zum Beispiel das Erfassen von Rückrufdaten oder das Weiterleiten eines Anliegens an einen Mitarbeiter.

Im Enterprise-Tarif lassen sich Wissensquellen und Prozesse individueller anbinden und automatisieren. Unser Team unterstützt Sie dabei von der Konzeption bis zur Umsetzung.