Kalender

Kalender-Agent mit Cal.com verbinden – Terminbuchung per Telefon ermöglichen, Event-Types konfigurieren und API-Key einrichten.

Mit dem Kalender-Agent können Anrufer direkt im Telefonat Termine bei Ihnen buchen. Die Terminverwaltung läuft dabei über Ihren Cal.com Account.

Voraussetzungen

Bevor Sie den Kalender-Agent nutzen können, benötigen Sie:

• Einen aktiven Cal.com Account

• Mindestens einen konfigurierten Event-Type in Cal.com (z.B. „Erstgespräch" oder „Beratungstermin")

• Einen Cal.com API-Key

Cal.com mit Ihrem Assistenten verbinden

Die Verbindung zu Cal.com richten Sie direkt in Ihrem Assistenten ein. Folgende Angaben sind dabei möglich:

Feld	Erforderlich	Beschreibung
API-Key	Ja	Ihr persönlicher Cal.com API-Key
Team-ID	Nein	Nur bei Team-Kalender oder Organisations-Account
Organisations-ID	Nein	Nur bei Organisations-Accounts
API Basis-URL	Nein	Nur bei europäischen Accounts

Hinweis: Ihr API-Key wird automatisch verschlüsselt gespeichert.

Europäische Cal.com Accounts

Wenn Sie einen europäischen Cal.com Account nutzen (derzeit nur für Organisationen verfügbar), müssen Sie zusätzlich die API Basis-URL angeben. Ohne diese Angabe werden Anfragen an den falschen Server gesendet und die Terminbuchung funktioniert nicht.

Event-Types in Cal.com optimal einrichten

Damit die Terminbuchung im Telefonat reibungslos funktioniert, sollten Sie bei der Konfiguration Ihrer Event-Types in Cal.com einige Punkte beachten.

Termindauer festlegen

Legen Sie pro Event-Type genau eine Termindauer fest. Wenn Sie unterschiedliche Dauern anbieten möchten (z.B. 30 Minuten und 60 Minuten), erstellen Sie dafür separate Event-Types.

Zusätzliche Abfragefelder

Sie können in Cal.com zusätzliche Felder einrichten, die bei der Buchung abgefragt werden. Folgende Feldtypen funktionieren zuverlässig:

• Kurzer Text (Short Text) – für Namen, Stichworte oder kurze Angaben

• Langer Text (Long Text) – für ausführlichere Beschreibungen

• E-Mail – für E-Mail-Adressen

• Zahl (Number) – für numerische Angaben

Tipp für Telefonnummern: Verwenden Sie den Feldtyp „Kurzer Text" statt „Telefon". Der Telefon-Feldtyp hat eine sehr strenge Validierung, die manchmal zu Problemen führt.

Kontaktdaten der Anrufer

Als Pflichtfeld für die Kontaktaufnahme können Sie entweder eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer festlegen. Der Assistent fragt diese Information automatisch beim Anrufer ab.

Versteckte Felder

Falls Sie Felder verwenden möchten, die nicht vom Anrufer ausgefüllt werden sollen, markieren Sie diese in Cal.com als „optional", bevor Sie sie ausblenden.

Gut zu wissen

• Der Assistent erklärt Buchungsprobleme verständlich, ohne technische Details preiszugeben.

• Bei sehr kurzfristigen Terminbuchungen kann es zu Einschränkungen kommen. Richten Sie in Cal.com gegebenenfalls eine Mindestvorlaufzeit ein.